Gồm cả những phần khách của quý công ty không nhận ra
Người đã ký duyệt ngân sách trong nội bộ sẽ phải giải trình về nó sau đó. Báo cáo này tồn tại cho cuộc nói chuyện ấy chứ không phải cho chúng tôi, nên nó ghi cả những gì đã sai chứ không chỉ những gì đã tốt.
Báo cáo gồm những gì
- Danh sách tham dự. Đối chiếu với danh sách đăng ký, ghi rõ người vắng và người thêm muộn.
- Quyết toán bóc tách. Từng hạng mục đối chiếu với con số đã báo, có giải thích chênh lệch. Hoá đơn nhà cung cấp cho các khoản phát sinh chuyển nguyên giá được cung cấp khi yêu cầu.
- Hình ảnh và video nếu có đặt, giao dưới dạng file dùng được chứ không phải một đường dẫn sẽ hết hạn.
- Nhật ký chương trình. Cái gì đã chạy, lúc nào, và mọi thay đổi so với lịch trình đã ký.
- Các sai lệch. Mọi thứ không đúng kế hoạch, kể cả những cái khách của quý công ty không nhận ra và kể cả những cái lỗi thuộc về chúng tôi.
- Hồ sơ sự cố nếu có, đối chiếu với báo cáo bằng văn bản trong 24 giờ.
- Ghi nhận về nhà cung cấp cho những gì chúng tôi sẽ làm khác lần sau.
- Số liệu bền vững nếu được yêu cầu — số liệu vận chuyển, ăn uống và rác thải cho báo cáo CSR hoặc ESG.
Đôi khi khách hàng thấy khó chịu vì chúng tôi liệt kê cả những vấn đề họ không hề biết. Phương án còn lại là một báo cáo chỉ ghi thành công, và bản đó không có giá trị gì khi giám đốc tài chính hỏi nhà cung cấp này có trung thực không. Một báo cáo đáng tin phải chứa cả những thứ quý công ty sẽ không tự phát hiện ra.
Nội bộ dùng báo cáo này vào việc gì
Phần quyết toán bóc tách
Từng dòng đối chiếu báo giá, có giải thích chênh lệch. Đây mới là tài liệu bộ phận tài chính thực sự cần, chứ không phải một hoá đơn tổng.
Hồ sơ an toàn và sự cố
Bằng chứng rằng định mức được đảm bảo, phương án có sẵn, sự cố được báo cáo. Đúng thứ một đợt rà soát nội bộ sẽ hỏi sau đó.
Số liệu tham dự và kết quả
Tỷ lệ tham gia và nhật ký chương trình — nền của một đề xuất ngân sách lặp lại.
Ghi nhận hiệu quả
Nếu quý công ty đánh giá nhà cung cấp hằng năm, tài liệu đã có sẵn thay vì phải dựng lại từ trí nhớ.
Số liệu bền vững
Số liệu vận chuyển, ăn uống và rác thải nếu được yêu cầu ngay từ đầu. Phải hỏi trước chương trình, không phải sau — một số phần không dựng lại được.
Ảnh và video
File dùng được cho trang nội bộ hoặc cho thông báo năm sau, đã được phép sử dụng.
Chúng tôi cần gì từ quý công ty
- Báo ngay từ đầu nếu cần số liệu bền vững. Số liệu vận chuyển và rác thải phải thu thập trong lúc chương trình chạy; không dựng lại được sau đó.
- Cho biết báo cáo này gửi cho ai. Báo cáo cho giám đốc tài chính và cho giám đốc nhân sự nhấn mạnh những phần khác nhau, và chúng tôi muốn hỏi hơn là đoán.
- Nêu vấn đề ngay trong chương trình. Gần như mọi thứ đều sửa được vào ngày thứ hai. Báo cáo ghi nhận, chứ không sửa được.
- Xác nhận việc đồng ý sử dụng hình ảnh. Khi khách xuất hiện trong ảnh mà quý công ty định đăng nội bộ hoặc ra ngoài, việc xin phép thuộc phía quý công ty và chúng tôi sẽ nhắc nếu thiếu.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Làm theo mẫu của công ty chúng tôi được không?
Gửi mẫu qua, chúng tôi điền vào. Phần lớn khách thấy mẫu của chúng tôi đủ dùng sau chương trình đầu tiên, nhưng nếu doanh nghiệp có mẫu bắt buộc thì chúng tôi làm theo.
Quyết toán chi tiết tới đâu?
Từng dòng đối chiếu với các hạng mục đã báo giá, có giải thích mọi chênh lệch. Khoản phát sinh chuyển nguyên giá kèm theo hoá đơn của nhà cung cấp chứ không phải một con số đã cộng thêm.
Lưu hồ sơ chương trình trong bao lâu?
Theo thời hạn lưu trữ pháp định áp dụng cho pháp nhân ký hợp đồng. Dữ liệu cá nhân của khách chỉ lưu trong thời gian cần thiết và không bao giờ đưa vào danh sách tiếp thị.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.