Kiểm hội trường trước khi chốt điểm đến
Cách hỏng phổ biến nhất của một hội nghị ở Việt Nam là phòng được xác nhận dựa trên bảng sức chứa, còn chương trình lại cần thứ mà phòng đó không làm được. Hoàn toàn tránh được, nhưng phải tránh trước khi ban lãnh đạo duyệt.
Mỗi điểm đến thực sự chứa được gì
| Yêu cầu | Đà Nẵng | Phú Quốc | Hạ Long |
|---|---|---|---|
| Hội trường 300 khách kèm phòng chia nhóm | Có | Không | Không |
| Hội trường 120 khách kèm 2 phòng nhóm | Có | Vài cơ sở | Không |
| Bốn phòng nhóm song song | Có | Không | Không |
| Đường truyền ổn định cho phiên trực tuyến | Có | Có | Không |
| Khu triển lãm hoặc poster | Có | Hạn chế | Không |
| Chỉ một bài phát biểu ngắn | Có | Có | Có |
Kiểm hội trường trước, phòng ngủ sau. Một resort 400 phòng có thể chỉ có một hội trường 200 chỗ kiểu nhà hát và hai phòng họp nhỏ. Xác nhận còn phòng ngủ, trình lên ban lãnh đạo, rồi mới phát hiện chương trình không vừa hội trường — đó là sai lầm về thứ tự tốn kém nhất trong nghề này.
Gói hội nghị theo ngày
- Nguyên ngày: hội trường chính, thiết bị tiêu chuẩn, hai tiệc trà, ăn trưa làm việc, nước và văn phòng phẩm, kỹ thuật viên trực.
- Nửa ngày: như trên, một tiệc trà, không ăn trưa.
- Phòng chia nhóm: báo giá riêng theo phòng theo ngày. Chúng tôi không gộp vào gói, vì gộp là che mất chỗ hạn chế.
- Thiết bị tiêu chuẩn: màn hình hoặc LED, máy chiếu, micro bục, hai micro cầm tay, ánh sáng cơ bản.
- Báo giá riêng: phiên dịch cabin, phát trực tuyến, ghi hình, dựng sân khấu, hệ thống đăng ký đại biểu, và mọi thứ vượt cấu hình tiêu chuẩn.
Sáu phép kiểm kỹ thuật trước khi ký địa điểm
- Chiều cao trần hội trường. Phòng 300 chỗ mà trần 3,2 m thì không đặt được sân khấu cộng màn hình ở độ cao nhìn được. Không thể hiện trên sơ đồ mặt bằng và là lỗi địa điểm phổ biến nhất.
- Cột chịu lực. Chúng tôi yêu cầu sơ đồ có đánh dấu cột, không phải bảng sức chứa. Phòng ghi 250 chỗ kiểu nhà hát sẽ ít hơn nhiều nếu tính tầm nhìn thẳng lên sân khấu.
- Công suất điện, bằng con số. Đưa lịch thiết bị của đơn vị sản xuất cho địa điểm và nhận lại câu trả lời bằng văn bản.
- Băng thông, bằng con số. "Có wifi" không phải câu trả lời cho một phiên trực tuyến. Cần biết băng thông cam kết và có dùng chung với phòng khách không.
- Lối vận chuyển thiết bị. Xe tải vào tới phòng được không, qua cửa nào. Quyết định toàn bộ lịch dựng.
- Phòng liền kề. Ngày đó phòng bên cạnh có gì. Một phiên nhóm cạnh tiệc cưới chỉ là vấn đề đã giải quyết nếu có người hỏi trước.
Với chương trình trên 150 đại biểu, chuyến khảo sát địa điểm được tính kèm chứ không phải chào thêm, vì sáu phép kiểm này đứng tại phòng làm nhanh hơn trao đổi qua thư nhiều.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Hội nghị 200 khách ở Phú Quốc có được không?
Phần hội trường thì được, ở một số ít cơ sở. Kèm bốn phòng nhóm song song thì không — đảo hết hội trường trước khi hết tham vọng. Chúng tôi sẽ nêu tên cơ sở làm được đúng yêu cầu của quý công ty thay vì nói chung chung là điểm đến làm được.
Có phiên dịch cabin không?
Ở Đà Nẵng có, đủ cabin và phiên dịch viên có chứng chỉ. Ở Phú Quốc phải đưa phiên dịch từ nơi khác tới, chi phí khác hẳn. Ở Hạ Long chỉ có phiên dịch thầm cho nhóm nhỏ.
Có làm thẻ đại biểu và quầy đăng ký không?
Có — quầy, nhân sự, in thẻ tại chỗ và xuất danh sách điểm danh. Báo giá riêng vì phần lớn chương trình không cần.
Hội nghị trên 150 khách cần đặt trước bao lâu?
Tối thiểu 90 ngày, 120 ngày vào mùa cao điểm. Hội trường cỡ đó có ít lựa chọn thay thế hơn phòng ngủ và hết trước.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.