Tính ngược từ D-14, đừng tính xuôi từ hôm nay
Gần như mọi chương trình gặp rắc rối đều vì một quyết định được đưa ra muộn hơn ba tuần so với mức cần thiết. Các mốc dưới đây không phải thủ tục hành chính — mỗi mốc là thời điểm sau đó một lựa chọn thực sự biến mất.
Tiến độ
| Mốc | Việc gì diễn ra | Quý công ty cần quyết gì |
|---|---|---|
| D-120 đến D-90 | Nhận yêu cầu, xét khả thi, chọn danh sách ngắn điểm đến | Bậc quy mô, tháng, khoảng ngân sách, buổi tối để làm gì |
| D-90 | Báo giá chi tiết, giữ chỗ 7 ngày | Có đi tiếp không; hạng lưu trú |
| D-75 | Ký hợp đồng và đặt cọc | Số khách cam kết tối thiểu |
| D-60 | Chi tiết chương trình, xác nhận địa điểm | Cấu trúc lịch trình, quy mô gala |
| D-45 | Đóng cửa sổ đổi ngày | Không gì — nhưng sau mốc này dời ngày bị coi là huỷ |
| D-30 | Đợt thanh toán hai; thông báo cho khách | Chốt lịch trình; bắt đầu thu thông tin ăn kiêng và sức khoẻ |
| D-21 | Hạn nội bộ tự đặt | Hạn riêng của quý công ty cho danh sách phòng — đặt trước hạn của chúng tôi một tuần |
| D-14 | Chốt số khách và danh sách | Danh sách phòng, họ tên, ăn kiêng, sức khoẻ, thông tin chuyến bay |
| D-7 | Thanh toán phần còn lại; duyệt kịch bản | Ký duyệt kịch bản chương trình |
| D-3 | Chốt nội dung chương trình | Không gì thêm |
| D-1, 16 giờ | Quyết định thời tiết cho hạng mục ngoài trời | Xác nhận trong nhà hay ngoài trời |
| Chương trình | Triển khai | Nêu vấn đề ngay lúc này, đừng để sau |
| +3 ngày | Báo cáo và quyết toán | Không gì |
Ba mốc thực sự có răng
- D-45 — cửa sổ đổi ngày. Mốc khách hàng hay bị vướng nhất. Sau mốc này, dời chương trình bị xử lý như huỷ rồi đặt lại theo điều khoản tại thời điểm đó, vì địa điểm và xe đã ký. Nếu có khả năng ngày sẽ dời, phải giải quyết trước mốc này.
- D-14 — số khách và danh sách. Thêm người sau mốc này có thể là không thể chứ không chỉ là đắt hơn, nhất là mùa cao điểm. Khi có phần đường thuỷ, danh sách hành khách được nộp cho cảng vụ và không viết lại được ở cầu tàu.
- D-1 lúc 16 giờ — quyết định thời tiết. Mọi hạng mục cần treo lắp được quyết ở đây. Đây không phải hạn mềm; việc dựng sân khấu bắt đầu ngay sau đó.
Người phụ trách sự kiện có kinh nghiệm đều làm vậy, và người làm lần đầu đều học được một cách đau đớn. Hãy yêu cầu khách trong đoàn gửi danh sách phòng ở D-21 để hạn D-14 của chúng tôi được đáp ứng sau một vòng đi đòi nội bộ — mà vòng đó thì luôn có.
Thời gian chuẩn bị theo quy mô và mùa
| Quy mô đoàn | Mùa thường | Mùa cao điểm |
|---|---|---|
| 20 – 49 khách | 60 ngày | 75 ngày |
| 50 – 119 khách | 75 ngày | 100 ngày |
| 120 – 199 khách | 100 ngày | 120 ngày |
| 200 khách trở lên | 120 ngày | 150 ngày |
Ngắn hơn thì đôi khi vẫn làm được và luôn đắt hơn, vì giữ chỗ gấp nghĩa là phải trả tiền cho sự linh hoạt. Nhà cung cấp nhận đoàn 150 khách với thời gian chuẩn bị 30 ngày mà không nhắc tới phần phụ trội là chưa kiểm tra gì.
Cần thu gì từ khách trong đoàn, và khi nào
- Trước D-30: yêu cầu ăn kiêng, nhu cầu di chuyển đặc biệt, tình trạng sức khoẻ liên quan tới việc tham gia hoạt động. Được giữ kín, và là ranh giới giữa một sự cố xử lý được và một sự cố nghiêm trọng.
- Trước D-21 (hạn nội bộ của quý công ty): nguyện vọng ở ghép phòng.
- Trước D-14 (hạn của nhà cung cấp): họ tên đầy đủ như trên giấy tờ tuỳ thân, số giấy tờ khi có phần đường thuỷ hoặc bay nội địa, và thông tin chuyến bay.
- Liên tục: việc đồng ý sử dụng hình ảnh, nếu ảnh sẽ được đăng nội bộ hoặc ra ngoài.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Chúng tôi còn 45 ngày. Có làm được không?
Với đoàn dưới 50 khách vào mùa thường thì thường là được. Với 150 khách vào mùa cao điểm thì không ở mức giá bình thường, và có thể là không được. Nhà cung cấp nên nói rõ quý công ty đang ở trường hợp nào trước khi nhận cọc.
Ngày chưa chốt thì sao?
Dùng bước xét khả thi miễn phí để thử hai ba phương án ngày trước khi cam kết gì. Giữ chỗ trên những ngày chưa chốt là chỗ tiền cọc hay mất.
Thêm khách sau D-14 được không?
Đôi khi được, có tính phí, nếu còn chỗ. Mùa cao điểm thì thường là không. Nên khai mức cam kết tối thiểu dè dặt rồi thêm vào, thay vì khai cao rồi bớt đi.
Duyệt nội bộ thường mất bao lâu?
Lâu hơn mọi người dự tính. Hãy chừa ba tuần trong tiến độ giữa lúc nhận báo giá và lúc ký được, và dùng bước giữ chỗ 7 ngày miễn phí thay vì đặt cọc để bảo vệ ngày trong khoảng đó.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.