Một hợp đồng, một pháp nhân, một cái tên chịu trách nhiệm
Phần lớn chương trình đoàn ở Việt Nam được ghép từ bốn năm nhà cung cấp với một người điều phối ở giữa. Đến 21 giờ tối ngày thứ hai, khi có sự cố, chính cấu trúc đó quyết định ai xử lý và ai trả tiền.
Một đầu mối chịu trách nhiệm nghĩa là gì
Đây là câu ai cũng nói và ít nơi kiểm chứng được. Với hợp đồng này, cụ thể là:
- Một pháp nhân ký. Không phải một thoả thuận điều phối chồng lên bốn hợp đồng nhà cung cấp mà quý công ty cũng phải ký.
- Một hoá đơn, có bóc tách. Nhìn được từng hạng mục, nhưng chỉ thanh toán một nơi.
- Một đầu chịu trách nhiệm pháp lý. Nhà thầu phụ làm hỏng việc là vấn đề của chúng tôi, không phải việc quý công ty phải phân xử giữa các nhà cung cấp.
- Một số điện thoại xử lý sự cố, hoạt động lúc 22 giờ. Trực suốt thời gian đoàn còn ở hiện trường.
- Một báo cáo sau chương trình cho toàn bộ, gồm cả những gì đã sai.
- Nhà thầu phụ có tên trong báo giá. Sẽ không có chuyện đến nơi mới biết gala do một công ty chưa từng nghe tên thực hiện.
20 – 300 khách
Địa điểm, gói hội nghị theo ngày, phòng chia nhóm ở nơi thực sự có. Hội nghị ›
20 – 200
Chương trình tưởng thưởng dựng sao cho phần vinh danh thực sự có tác dụng. Khen thưởng ›
20 – 300
Sản xuất, kịch bản, và phương án trong nhà đã giữ chỗ chứ không phải trông chờ. Gala ›
20 – 300
Chia đội theo chỉ định, có chấm điểm, mỗi hoạt động ngoài trời có phương án thay thế bằng văn bản. Team building ›
Dải giá theo quy mô
Là khoảng chứ không phải một con số, và chỗ nào chi phí đầu người tăng ngược. Bảng giá ›
Ba bước về tiền
- Trả lời khả thi miễn phí, trong 8 giờ làm việc. Ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Không thu tiền, không ràng buộc.
- Dải giá tham khảo miễn phí. Đủ để mang vào cuộc họp ngân sách nội bộ. Vẫn miễn phí.
- Báo giá chi tiết, kèm một khoản tạm giữ trên thẻ. Có tên cơ sở cụ thể, chương trình theo giờ, bóc tách chi phí. Khoản tạm giữ được giải toả dù quý công ty có đặt hay không. Vì sao có bước này.
Đó là một lệnh giữ trên thẻ, được giải toả bất kể quý công ty có đặt hay không. Nó tồn tại vì một báo giá chi tiết đồng nghĩa với việc đội ngũ đi khảo sát địa điểm, giữ ngày, dựng bảng chi phí thật — khoảng ba ngày công. Nhà cung cấp nào cho không phần đó thì phải thu hồi ở chỗ khác, thường là trong chính mức giá quý công ty trả sau này.
Những điều một báo giá rẻ hơn sẽ không nói
- Chi phí nhảy bậc ở đâu. Mỗi điểm đến có một mốc số khách mà từ đó chi phí đầu người thôi giảm và tăng ngược — xe 45 chỗ, sức chứa hội trường, số cabin trên tàu. Biết mốc của mình trước khi chốt danh sách mời đáng giá hơn mọi lần mặc cả.
- Tháng nào sẽ làm quý công ty thất vọng. Gala bãi biển ở Đà Nẵng tháng 2, hay du thuyền Hạ Long tháng 1, sẽ không giống bộ ảnh đã duyệt.
- Điểm đến không làm được gì. Bốn phòng chia nhóm song song không tồn tại ở Phú Quốc hay Hạ Long, với bất kỳ mức ngân sách nào.
- Chúng tôi đã loại trừ những gì. Sản xuất gala và đồ uống có cồn là hai dòng hay bị bỏ ra khỏi báo giá nhất, và cộng lại có thể chiếm một phần năm chương trình.
- Khi nào nên chọn nhà cung cấp khác. Đoàn 25 khách ở một thành phố chúng tôi không phục vụ thì chúng tôi là lựa chọn sai, và sẽ nói thẳng.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Các anh tự điều hành hay thuê lại?
Chúng tôi ký hợp đồng và quản lý chương trình; việc điều hành tại hiện trường do một đơn vị ký độc quyền với chúng tôi ở từng điểm đến thực hiện, và đơn vị đó có tên trong báo giá. Họ có giấy phép và bảo hiểm riêng. Chúng tôi vẫn là bên duy nhất ký hợp đồng với quý công ty và là đầu mối chịu trách nhiệm. Đây chính là điều bộ phận mua sắm nên kiểm tra, nên chúng tôi ghi rõ thay vì nói lấp lửng.
Có báo giá mà không cần tạm giữ thẻ không?
Phần trả lời khả thi và dải giá tham khảo là miễn phí, đủ để họp ngân sách nội bộ. Báo giá chi tiết — có tên cơ sở, chi phí thật, ngày đã giữ — thì cần khoản tạm giữ. Xem quy trình báo giá.
Có xuất hoá đơn VAT không?
Có, hoá đơn VAT đầy đủ xuất cho pháp nhân của quý công ty, kèm số hợp đồng hoặc mã đơn hàng nội bộ nếu quy trình kế toán yêu cầu.
Nên bắt đầu trước bao lâu?
60 ngày với đoàn dưới 50 khách, 90 ngày với 50–200, và 120 ngày vào mùa cao điểm hoặc trên 200 khách. Tháng 10 và 11 nên sớm hơn nữa, vì lúc đó thứ khan hiếm là hội trường chứ không phải phòng ngủ.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.