Dựng từ hạng mục, không phải từ một con số đầu người
Phần lớn ngân sách chương trình được dựng bằng cách lấy một con số đầu người ở đâu đó rồi nhân lên. Phương pháp đó hỏng đúng lúc quan trọng nhất, vì vài hạng mục lớn nhất không hề chia theo đầu người.
Tỷ trọng từng hạng mục
| Hạng mục | Tỷ trọng thường thấy | Có chia theo đầu người? |
|---|---|---|
| Lưu trú | 35 – 45% | Có — đòn bẩy sạch nhất |
| Ăn uống | 18 – 25% | Có |
| Vận chuyển mặt đất | 8 – 14% | Không — nhảy bậc theo mỗi xe |
| Hoạt động và tham quan | 8 – 15% | Một phần — giảm dần khi đoàn lớn lên |
| Gala và sản xuất | 6 – 18% | Không — gần như cố định bất kể số khách |
| Nhân sự và điều phối | 4 – 7% | Không — nhảy bậc tại các mốc định mức |
| Giấy phép, lệ phí, hành chính | 3 – 6% | Một phần |
| Dự phòng | Tối thiểu 10% | Giữ lại, không tiêu |
Sản xuất gala, nhân sự và vận chuyển là chi phí bậc thang hoặc cố định. Một ngân sách dựng bằng cách lấy con số đầu người của đoàn 40 nhân với 90 người sẽ sai cả hai chiều cùng lúc — thổi phồng phần cố định và bỏ sót phần nhảy bậc.
Chỗ chi phí nhảy bậc thay vì tăng đều
- Khách thứ 46. Xe 45 chỗ. Cộng một hướng dẫn viên trên xe là còn 44 khách. Khách thứ 46 kéo theo nguyên một xe thứ hai cho cả chương trình.
- Sức chứa hội trường. Tuỳ từng nơi. Vượt qua nghĩa là đổi địa điểm hoặc tách đoàn, và tách đoàn thường tệ hơn việc trả tiền cho địa điểm lớn hơn.
- Sức chứa tàu, nếu chương trình có phần đường thuỷ. Khoảng 44 khách mỗi tàu ngủ đêm ở Hạ Long. Khách thứ 45 kéo theo một tàu, và chi phí đầu người tăng 20–30% tại điểm đó.
- Sức chứa chỗ ngồi ngoài trời hoặc trên boong. Khoảng 70 cho bữa tối trên boong. Vượt qua thì buổi tối chuyển sang địa điểm khác với chi phí riêng.
- Định mức nhân sự. Một hướng dẫn viên trên 28 khách, y tế từ 100 người, thư ký điểm khi trên 60. Mỗi mốc thêm một người cho cả chương trình.
Hệ quả thực tế: trước khi chốt danh sách mời, hãy hỏi nhà cung cấp các mốc nhảy bậc rơi vào đâu với đúng chương trình của mình. Bớt hai người không bắt buộc đôi khi đáng giá hơn mọi lần mặc cả đơn giá.
Ba dòng gần như ai cũng quên
- Đồ uống có cồn ngoài phần chào mừng. Biến số lớn nhất trong ngân sách gala, thường xuyên bị loại khỏi báo giá và cũng thường xuyên được khách mặc định là đã có. Phải hỏi thẳng.
- Phương án dự phòng thời tiết. Một địa điểm trong nhà đã giữ chỗ thì tốn tiền dù có mưa hay không. Báo giá không có nó không phải rẻ hơn — mà là thiếu, và phần chênh sẽ rơi vào quý công ty ở D-1.
- Xe đưa đón sân bay cho các chuyến bay lệch giờ. Đoàn đi chung một chuyến là một lượt đưa đón. Đoàn rải trên sáu chuyến là sáu lượt, và được tính đúng như vậy.
Giữ tối thiểu 10%, không tiêu, cho tới khi chương trình kết thúc. Mục đích của nó là để một quyết định vào ngày thứ hai — chuyển gala vào trong nhà, thêm một xe, gia hạn thuê địa điểm — được đưa ra trên cơ sở vận hành chứ không phải chờ bộ phận tài chính duyệt qua đêm.
Một phương pháp chạy được
- Chốt bậc quy mô trước. Không phải một khoảng. Một con số cam kết tối thiểu mà quý công ty chắc chắn đạt.
- Quyết hạng lưu trú sớm. Đây là hạng mục lớn nhất và chênh lệch giữa 4 sao và 5 sao dịch chuyển tổng số nhiều hơn mọi quyết định đơn lẻ khác.
- Hỏi các mốc nhảy bậc tại đúng số khách của mình, tại đúng điểm đến của mình.
- Tính gala riêng khỏi phần chi phí đầu người. Nó không chia theo đầu người và trộn vào làm méo tất cả.
- Cộng ba dòng hay quên một cách tường minh chứ đừng hy vọng.
- Giữ 10% và không phân bổ nó.
- Sau đó, và chỉ sau đó, mới chia cho số khách để ra con số đầu người mà ban lãnh đạo sẽ hỏi.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Nên bắt đầu từ con số đầu người nào?
Với Việt Nam ở hạng 4–5 sao tốt, 4 ngày 3 đêm, khoảng 260 đến 540 USD tuỳ điểm đến, quy mô và mùa. Dùng nó để kiểm tra tính hợp lý của một bảng dựng theo hạng mục, chứ đừng lấy làm nền để dựng. Dải giá theo bậc.
Gala nên chiếm bao nhiêu?
Sáu tới mười tám phần trăm chương trình. Thấp hơn thì không gánh nổi một khoảnh khắc vinh danh. Cao hơn thì số tiền đó thường có tác dụng hơn nếu nâng hạng lưu trú, thứ mà mỗi khách trải nghiệm suốt cả chương trình.
Lập ngân sách bằng USD hay VND?
Theo loại tiền bộ phận tài chính của quý công ty báo cáo. Hãy yêu cầu nhà cung cấp giữ nguyên loại tiền đã báo trong suốt hợp đồng để biến động tỷ giá sau xác nhận không chuyển sang quý công ty — đó là yêu cầu hợp lý, và nhà cung cấp từ chối là đang nói lên điều gì đó.
Mức dự phòng thực tế là bao nhiêu?
Tối thiểu mười phần trăm, mười lăm với chương trình rơi vào mùa rủi ro thời tiết hoặc trên 150 khách. Dự phòng không tiêu đến là kết quả tốt, không phải sai sót khi lập kế hoạch.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.