Phương án dự phòng là đã giữ chỗ và trả tiền, không phải trông chờ
Một gala ngoài trời không có phương án trong nhà đã ký là một ván cược vào thời tiết, với đêm vinh danh của công ty làm tiền cược. Mọi gala ngoài trời chúng tôi làm đều có địa điểm đã giữ, hạn ra quyết định, và công thức chênh lệch chi phí thoả thuận trước.
Bốn bối cảnh, bốn kiểu hỏng
| Bối cảnh | Ở đâu | Trần | Hỏng khi |
|---|---|---|---|
| Bãi biển | Phú Quốc, Đà Nẵng | ~250 | Mưa, hoặc gió trên khoảng 20 hải lý/giờ làm bay mọi thứ đã treo |
| Hội trường | Đà Nẵng, một số resort Phú Quốc | ~300 | Hiếm khi. Là phương án chắc chắn nhất, và ít đáng nhớ nhất. |
| Ven sông | Đà Nẵng, Hội An | ~150 | Mưa; và lối vào phố cổ làm việc vận chuyển thiết bị chậm hẳn |
| Boong tàu neo | Hạ Long | ~70 | Mưa, lạnh, hoặc số khách vượt sức chứa chỗ ngồi trên boong |
Boong tàu ngồi ăn được khoảng 70 người, bãi biển khoảng 250. Đây là kích thước vật lý, không ngân sách nào đổi được. Chọn bối cảnh rồi mới phát hiện số khách không vừa là lúc người đề xuất trong nội bộ mất uy tín với chính ban lãnh đạo của mình.
Phần sản xuất gồm gì
- Tiêu chuẩn: sân khấu hoặc bục thấp, phông nền, hệ thống âm thanh phù hợp không gian, ánh sáng phủ, MC song ngữ, và kịch bản bằng văn bản. Đã tính trong giá ở mức xác định.
- Vượt tiêu chuẩn: màn LED, giàn đèn đầy đủ, ban nhạc sống, vũ đoàn, dựng cảnh riêng, chụp ảnh quay phim. Báo giá riêng vì không chia theo đầu người.
- Luôn có: kịch bản gửi duyệt ở D-7, một suất tổng duyệt trong lịch, và một đầu mối sản xuất có tên tại hiện trường.
- Không mặc định có: đồ uống có cồn ngoài phần chào mừng. Đây là biến số lớn nhất trong ngân sách gala và nên đưa vào bàn từ sớm, chứ không phải thành hoá đơn phát sinh sau đó.
Nó bị bỏ để tiết kiệm một buổi chiều, và nó là dấu hiệu dự báo đáng tin cậy nhất cho một đêm chạy lỗi — đọc nhầm thứ tự giải thưởng, video không chạy, tổng giám đốc không tìm thấy micro. Chúng tôi xếp sẵn vào lịch và sẽ phản đối khi nó bị cắt.
Phương án mưa
- Địa điểm trong nhà đã ký và đã giữ chỗ cho cùng ngày, cùng cơ sở nếu có thể. Đã giữ nghĩa là đã trả tiền hoặc đã ràng buộc hợp đồng, không phải "nói miệng là còn trống".
- Hạn ra quyết định là D-1 lúc 16 giờ với mọi hạng mục cần treo lắp, và xác nhận cuối lúc 14 giờ ngày diễn ra.
- Phương án thay thế được ghi tên trong tài liệu chương trình gửi trước chuyến đi, để đội ngũ quý công ty không phải biết kế hoạch vào lúc 15 giờ.
- Chênh lệch chi phí ghi thành công thức trong báo giá, để hôm đó chỉ phải bàn chuyện hậu cần chứ không bàn chuyện tiền.
Đây đôi khi là lý do báo giá của chúng tôi cao hơn nơi khác. Đáng hỏi nhà cung cấp rẻ hơn một câu duy nhất: địa điểm dự phòng đã giữ chỗ chưa, và hạn ra quyết định là khi nào. Câu trả lời thường nói lên nhiều điều.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Gala bãi biển 300 khách được không?
Ở một số ít bãi tại Đà Nẵng thì được. Ở Phú Quốc khoảng 250 là trần thực tế, và phụ thuộc vào đúng đoạn bờ nào. Cả hai đều cần khảo sát trước khi chúng tôi xác nhận con số cho quý công ty.
Bắn pháo hoa được không?
Hiếm, phải xin phép từ sớm và chỉ ở một số địa điểm, và hoàn toàn không được ở khu neo đậu vịnh Hạ Long. Pháo lạnh thường là phương án chạy được và lên ảnh đẹp hơn nhiều người nghĩ.
Gala kéo tới mấy giờ?
Ở resort hoặc hội trường thường tới 23 giờ hoặc nửa đêm. Trên vịnh Hạ Long, nhạc có khuếch đại dừng khoảng 21 giờ 45 theo quy định tiếng ồn khu neo đậu — do ban quản lý vịnh đặt ra và áp cho mọi tàu, bất kể quý công ty thuê tàu nào.
Ai viết kịch bản chương trình?
Chúng tôi viết, dựa trên nội dung của quý công ty, gửi duyệt ở D-7. Nếu quý công ty có bộ phận sự kiện nội bộ với mẫu riêng thì chúng tôi làm theo mẫu đó.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.