Mười một điểm. Dùng cả với báo giá của chúng tôi
Viết để dùng với bất kỳ nhà cung cấp nào, kể cả chúng tôi. Nếu một báo giá trượt vài điểm trong số này, khoảng chênh giá so với bản đầy đủ hơn không phải khoản tiết kiệm — đó là danh sách những thứ chưa được quyết.
Mười một điểm
- Tên cơ sở lưu trú và địa điểm cụ thể. Không phải "resort 5 sao ven biển". Báo giá không ghi tên khách sạn thì chưa có gì được kiểm và chưa có gì được giữ.
- Chương trình theo giờ. Không phải một đoạn mô tả mỗi ngày. Tính khả thi nằm ở phần chi tiết.
- Bóc tách chi phí theo hạng mục. Để thấy bỏ gala hay hạ hạng lưu trú thì tiết kiệm thật sự bao nhiêu. Một con số tổng không phải báo giá, chỉ là một con số.
- Danh mục loại trừ ở mức từng dòng. Cụ thể: đồ uống có cồn, sản xuất gala, chụp ảnh, và xe sân bay cho các chuyến bay lệch giờ.
- Phương án dự phòng, có tên và đã giữ chỗ. Địa điểm nào, giữ bằng cách nào, hạn ra quyết định là khi nào. Đây là câu hỏi cho biết nhiều nhất.
- Định mức nhân sự bằng con số. Bao nhiêu hướng dẫn viên trên bao nhiêu khách, bao nhiêu điều phối viên, mốc có y tế. "Hỗ trợ đầy đủ suốt hành trình" không có nghĩa gì.
- Tên nhà thầu phụ cho mọi hạng mục nhà cung cấp không trực tiếp thực hiện.
- Lịch thanh toán và điều khoản huỷ bằng con số, ở từng mốc thời gian.
- Chi phí nhảy bậc ở đâu với đúng số khách của quý công ty — xe, sức chứa địa điểm, sức chứa tàu.
- Bảo hiểm và giấy phép, có tên pháp nhân điều hành và ghi hạn mức trên giấy chứng nhận.
- Báo giá có hiệu lực bao lâu, và trong thời gian đó chỗ có được giữ không.
Khi một báo giá rẻ hơn 20%, chênh lệch thường nằm ở sản xuất gala và đồ uống có cồn, hoặc ở việc không có phương án dự phòng đã giữ chỗ. Quy ba khoản này về cùng mặt bằng trước khi kết luận gì về giá trị.
Những câu hỏi lộ ra nhà cung cấp yếu
| Hỏi | Câu trả lời tốt | Câu trả lời yếu |
|---|---|---|
| Địa điểm nào, tên cụ thể? | Nêu tên ngay, kèm sức chứa và bố trí | Một nhóm hạng, hoặc "gần ngày sẽ xác nhận" |
| Địa điểm dự phòng đã giữ chỗ chưa? | Có tên, đã giữ, có hạn quyết định và công thức chi phí | "Sẽ tìm chỗ nào đó" hoặc "resort có không gian trong nhà" |
| Trần hội trường cao bao nhiêu? | Một con số, và sân khấu có lọt dưới đó không | Lúng túng, hoặc đưa bảng sức chứa |
| Ai làm phần sản xuất gala? | Một công ty có tên, kèm vai trò | "Đội của bên em" |
| Hạn mức bảo hiểm trách nhiệm là bao nhiêu? | Một con số và một giấy chứng nhận | "Bên em có bảo hiểm đầy đủ" |
| Chi phí nhảy bậc ở đâu với số khách của chúng tôi? | Các mốc cụ thể cho chương trình này | "Nó tăng giảm theo đoàn ạ" |
| Loại trừ những gì? | Một danh sách, tự nêu ra | "Bao trọn gói hết rồi ạ" — điều không bao giờ đúng |
So sánh báo giá cho công bằng
- Đưa cùng một bản yêu cầu cho mọi nhà cung cấp. Giả định khác nhau thì con số không so được, và bản rẻ nhất thường là bản giả định ít nhất.
- Quy về cùng danh mục loại trừ trước. Cộng các dòng còn thiếu vào bản rẻ hơn rồi mới so tổng. Mười phút, và nó đổi kết luận nhiều hơn là không.
- So ở đúng số khách cam kết, không phải ở một con số tròn. Báo giá cho 50 và báo giá cho 45 không so được nếu mốc xe nằm ở giữa.
- Chấm cả rủi ro, không chỉ giá. Một báo giá không có dự phòng đã giữ chỗ thì rẻ hơn vì rủi ro đã chuyển sang quý công ty. Đó có thể là đánh đổi chấp nhận được — nhưng phải quyết một cách có ý thức.
- Hỏi cùng ba câu với mọi nhà cung cấp rồi so câu trả lời chứ đừng so tài liệu. Tên địa điểm, dự phòng đã giữ, hạn mức bảo hiểm. Cách họ trả lời nói lên nhiều hơn bảng giá.
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Báo giá rẻ nhất có bao giờ là lựa chọn đúng không?
Thường xuyên, với chương trình ít rủi ro mà quý công ty chịu được nếu có trục trặc. Với sự kiện có tổng giám đốc phát biểu hoặc sẽ có rà soát nội bộ sau đó thì báo giá rẻ nhất thường rẻ vì đã bỏ bớt thứ gì đó.
Nên lấy bao nhiêu báo giá?
Hai bản kỹ hơn bốn bản sơ sài. Nếu quy định bắt buộc ba, hãy xin hai bên còn lại dải giá tham khảo thay vì báo giá đầy đủ — vẫn đáp ứng quy định mà không lãng phí hai tuần của ai cả.
Có nên nói ngân sách cho nhà cung cấp không?
Có, dưới dạng một khoảng. Giấu đi thì nhà cung cấp phải đoán, thường đoán thấp, và đề xuất nhận về sẽ khác hẳn thứ quý công ty muốn. Nhà cung cấp thổi giá cho vừa ngân sách đã nêu sẽ lộ ra ngay ở phần bóc tách.
Nhà cung cấp không chịu nêu tên địa điểm thì sao?
Nghĩa là chưa có gì được kiểm hoặc được giữ. Hãy coi đó là một đề xuất chứ không phải báo giá, và đừng đem so về giá với một báo giá thật.
Xem tiếp
Bốn ô là gửi được
Gửi thông tin cơ bản, quý công ty nhận lại phần trả lời khả thi miễn phí trong 8 giờ làm việc — ngày đó có giữ được với số khách đó không, vướng ở đâu, và dải giá tham khảo. Chưa thu tiền và chưa ràng buộc gì ở bước này.